Prowadzenie księgi udziałów – obowiązki zarządu sp. z o.o.
Po pierwsze w sytuacji kiedy dochodzi do skutecznego przejścia udziału, jego części lub ułamkowej części udziału na inną osobę, pierwszym obowiązkiem zarządu sp. o.o. jest dokonanie oceny przesłanego zawiadomienia oraz dokumentów. Jeśli nie budzą one wątpliwości zarząd zobligowany jest do dokonania wpisu w księdze udziałów.
Co to jest księga udziałów?
Obowiązkiem zarządu sp. o.o. jest prowadzić księgę udziałów, do której należy wpisywać:
- nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę każdego wspólnika
- adres każdego wspólnika
- liczbę i wartość nominalną poszczególnych udziałów
- ustanowienie zastawu lub użytkowania i wykonywanie prawa głosu przez zastawnika lub użytkownika
- wszelkie zmiany dotyczące osób wspólników i przysługujących im udziałów.
Te obowiązki wynikają z art. 188 KSH.
Ważną kwestią jest to, że po każdym wpisaniu zmiany w księdze udziałów (nawet jednego udziału) zarząd zobowiązany jest złożyć sądowi rejestrowemu popisaną przez wszystkich członków zarządu nową listę wspólników z wymienieniem liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich. A także wzmianką o ustanowieniu zastawu lub użytkowania udziału.
Jaka jest odpowiedzialność zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością za brak prowadzenia księgi udziałów?
Będąc członkiem zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, należy pamiętać, że obowiązek należytego prowadzenia księgi udziałów jest sankcjonowany w trojaki sposób:
- odpowiedzialnością cywilną członków zarządu wobec spółki za szkody wyrządzone działaniem, bądź zaniechaniem sprzecznym z prawem (art. 293 KSH);
- odpowiedzialnością cywilną na zasadach ogólnych poprzez odesłanie sformułowane w art. 300 KSH, zgodnie z którym przepisy art. 291-299 KSH nie naruszają praw wspólników oraz osób trzecich do dochodzenia naprawienia szkody na zasadach ogólnych. A także wobec wspólników i innych osób zainteresowanych, którym brak księgi udziałów albo jej nierzetelne prowadzenie wyrządza szkodę;
- odpowiedzialnością karną na podstawie art. 594 § 1 pkt 2) KSH.
Członek zarządu odpowiada za szkodzę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniem umowy spółki. Chyba że nie ponosi winy. Regulacja ta odnosi się nie tylko do czynności, które mogą być uznane za sprzeczne z prawem na tle regulacji przepisów karnych. Ale również w sytuacji, gdy niektóre czynności związane z prowadzeniem księgi udziałów zostały dookreślone w umowie spółki. Na przykład termin na dokonanie zmiany w księdze udziałów. Na co jednoznacznie wskazuje sformułowanie w przepisach: „lub umowie spółki”.
Artykuł 300 KSH wskazuje, że przepisy zawarte w KSH nie naruszają praw wspólników oraz osób trzecich do dochodzenia naprawienia szkody na zasadach ogólnych. Przepis ten zawiera więc odesłanie do regulacji zawartych w Kodeksie cywilnym, w szczególności do art. 415 KC.
Z kolei przepis art. 594 § 1 pkt 2) KSH stanowi, że kto będąc członkiem zarządu spółki handlowej, wbrew obowiązkowi dopuszcza do tego, że zarząd nie prowadzi księgi udziałów zgodnie z przepisem art. 188 § 1 podlega grzywnie do 20.000,00 zł. Sprawcą czynu określonego w tym przepisie może być wyłącznie członek zarządu spółki handlowej albo jej likwidator.
Zgłoszenie zmiany do sądu rejestrowego
Kolejnym istotnym obowiązkiem zarządu po otrzymaniu zawiadomienia o zbyciu udziałów jest złożenie do sądu rejestrowego podpisanej przez wszystkich członków zarządu nowej listy wspólników z wymienieniem liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich oraz wzmianką o ustanowieniu zastawu lub użytkowania udziału.
Taki wniosek o wpis do rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.
Jakie są sankcje dla zarządu na wypadek nie wykonania obowiązku wobec sądu rejestrowego?
Sąd rejestrowy może zastosować wobec danego członka zarządu czynności przymuszające do wykonania obowiązku rejestrowego, a także może nałożyć grzywnę.
W przypadku stwierdzenia, że wniosek o wpis do rejestru lub dokumenty, których złożenie jest obowiązkowe, nie zostały złożone pomimo upływu terminu, sąd rejestrowy wzywa obowiązanych do ich złożenia. Wyznacza dodatkowy 7-dniowy termin, pod rygorem zastosowania grzywny przewidzianej w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych (postępowanie przymuszające).
Co to oznacza?
Oznacza to de facto, dodatkowy czas na wykonanie obowiązku przedłożenia dokumentów do KRS. A w razie naruszenia terminu sąd rejestrowy może nałożyć sankcję.
Kara grzywny w postępowaniu przymuszającym uregulowana została w art. 1052 KPC. W myśl tego przepisu w jednym postanowieniu sąd może wymierzyć grzywnę nie wyższą niż dziesięć tysięcy złotych. Chyba, że dwukrotnie wymierzenie grzywny okazało się nieskuteczne. Ogólna suma grzywien w tej samej sprawie nie może przewyższać miliona złotych.
Przy czym, jak wskazuje się w doktrynie grzywna nakładana jest na podmiot wpisany do rejestru. A nie na poszczególne osoby wchodzące w skład organów uprawnionych do reprezentacji (zob. M. Dębska, Ustawa o Krajowym Rejestrze sadowym. Komentarz, Lex 2013).
Dwa główne obowiązki zarządu sp. z o.o.
Obowiązki zarządu sp. z o.o. w omawianej w niniejszym artykule sytuacji są dwa główne. Pierwszym z nich jest prowadzenie przez zarząd sp. z o.o. księgi udziałów wg określonych przepisami wytycznych ze świadomością, że brak jej prowadzenia skutkuje sankcjami – odpowiedzialnością cywilną i karną. Drugim jest każdorazowe zgłoszenie do sądu rejestrowego zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu w terminie 7 dni od zdarzenia, a w przypadku niezachowania terminu grozi grzywna do 10 tys. zł.
Masz pytania merytoryczne co do obowiązków zarządu spółki z o.o. bądź procesu sprzedaży/kupna udziałów w spółce z o.o.?
Zapraszam do współpracy,
Joanna Mizińska
adwokat
partner w kancelarii prawnej GACH MIZIŃSKA kierujący praktyką spółki, umowy oraz finansowanie
autorka bloga sprzedazudzialowwspolcezoo.pl
T: +48 668 017 220
E: j.mizinska@gm-legal.pl lub kontakt@sprzedazudzialowwspolcezoo.pl
linkedin.com/in/joanna-mizinska
CZYTAJ TAKŻE ARTYKUŁ POWIĄZANY:
