O czym pamiętać przygotowując spółkę do audytu prawnego?

Joanna Mizińska09 czerwca 2017Komentarze (0)

Ostatnio dla mojego Klienta przygotowywałam audyt prawny nabywanych aktywów. Ponieważ w trakcie tego procesu na bieżąco spotykałam się z wieloma pytaniami związanymi z samą procedurą prowadzenia takiego audytu oraz jego zakresem, postanowiłam podzielić się z Tobą takimi informacjami. Myślę, że mogą one pozwolić Ci uniknąć pomyłek lub ograniczyć ryzyka, które z takim procesem immanentnie są związane. Pisałam już jakiś czas temu na blogu  o tym co to jest audyt prawny, czyli tzw. due dilligence i dlaczego jest on tak ważny w momencie, gdy podejmiesz starania by znaleźć inwestora lub tez podejmiesz decyzje o sprzedaży.  Pisałam także już o tym kiedy należy zrobić taki audyt prawny.  Pamiętać powinieneś, że audyt prawny powinien zawsze przeprowadzony wtedy gdy chcemy sprawdzić, czy to co chcemy kupić jest dokładnie takie jak nas zapewnia sprzedający. Samo życie – także w odniesieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością 🙂

Zawsze wprowadzenie do Twojej spółki audytorów wiąże się z udostępnianiem informacji o spółce. O czym więc musisz pamiętać, przy tej okazji?

Moment rozpoczęcia audytu

Istotny dla Ciebie jest moment, w którym rozpoczyna się audyt prawny. Inaczej sytuacja wygląda, gdy masz podpisanego tylko NDA (czyli umowę o zachowaniu poufności – więcej tutaj oraz tutaj) a inaczej w sytuacji, gdy masz już podpisany list intencyjny czy umowę inwestycyjną, lub warunkową umowę sprzedaży. W pierwszym przypadku, Twoje ryzyko sprowadza się do tego, że nie masz określonych nawet warunków brzegowych potencjalnej transakcji. Wszelkie dokumenty ujawniasz więc na razie, licząc na to, że druga strona zdecyduje się podjąć dopiero negocjacje co do warunków brzegowych.  W takim wypadku rozważyć musisz zakres ujawnianych informacji oraz treść samej umowy NDA. W drugim przypadku, gdy już strony określiły warunki brzegowe transakcji, wszelkie informacje są udostępniane w celu rozważenia i ustalenia ostatecznego kształtu transakcji. Oczywiście również i tutaj zakres informacji musi zostać przez Ciebie dokładnie przemyślany, tym niemniej co do zasady może być on większy.

Zakres ujawnianych informacji 

Przed przystąpieniem do audytu musisz zadać sobie pytanie  jak wiele informacji chcesz ujawnić ? Jak bardzo szczegółowe informacje chcesz przekazać szanując uprawnienie inwestora do poznania spółki przed jej zakupem, tak by nie okazała się ona przysłowiowym „kotem w worku”?

Standardowo procedura wygląda tak, że inwestor (kupujący udziały) przesyła do spółki i wspólników (sprzedających udziały) listę zawierającą zakres zagadnień i dokumentów, koniecznych do przeprowadzenia due dilligence prawnego (ewentualnie także podatkowego). Taka lista obejmuje różne zakresy działalności spółki: sprawy korporacyjne, sprawy pracownicze, kredyty i pożyczki, istotne umowy, zobowiązania, własność intelektualną, postępowania sądowe, podatki i ryzyka podatkowe itp. Czasami w ramach tych pytań zawarte są prośby o udostępnienie konkretnych informacji dotyczących klientów, dostawców, kanałów dystrybucji. Każdorazowo rozważyć musisz to jaki zakres tych informacji przekażesz inwestorowi.

Data room / Wirtualny data room 

Zdecydowanie sugeruję, żeby dokumenty zostały zgromadzone w jednym miejscu i żebyś  wyznaczył jedną (kilka) osób uprawnionych do kontaktów z Inwestorem. Wprowadzenie takiej procedury, nawet „ubranie” jej w Regulamin data room, gwarantuje Tobie kontrolę nad tym, kto i jakie dokumenty czy informacje przekazuje inwestorowi. Bardzo często w praktyce przyjmuje się zasadę pracy z dokumentami w data roomie, przy czym ostatnio coraz powszechniejsze są wirtualne data roomy, czyli specjalne miejsca w chmurze, gdzie zostają zapisane dokumenty dla audytorów, bez potrzeby fizycznej obecności w spółce). Kwestie techniczne zostawiam informatykom 🙂 Natomiast Ciebie powinno zainteresować to, czy dokumenty te mogą zostać pobrane, czy tylko są udostępnione do odczytu, a także to w jaki sposób zabezpieczyć sobie dowodowo fakt udostępnienia danego dokumentu w ramach data roomu. Skoro bowiem potem odpowiedzialność Twoja jako sprzedającego może bazować na tym, czy przekazałeś Kupującemu określoną informację, dobrze jest więc mieć zabezpieczone dowody wskazujące na zakres informacji udostępnionych w ramach data roomu.

Satysfakcjonujący wynik audytu 

Bardzo często zdarza się, że warunkiem dojścia transakcji do skutku jest satysfakcjonujący wynik audytu prawnego. Konia z rzędem temu, kto precyzyjnie odpowie na pytanie czym jest taki satysfakcjonujący wynik audytu? Zapis taki, choć powszechnie stosowany w praktyce, zwłaszcza dużych inwestorów (funduszy czy nawet inwestorów branżowych), rodzi ryzyko uznaniowości. A skoro tak, to bardzo łatwi zrobić audyt prawny spółki a następnie oświadczyć, że wynik audytu jest niesatysfakcjonujący. Polecam bardzo uważną pracę nad zapisami umowy w tym zakresie, tak by uniknąć przykrych niespodzianek w tym zakresie.

 

{ 0 comments… add one now }

Leave a Comment

Previous post:

Next post: